Les déplacements professionnels font partie intégrante de la vie quotidienne des entreprises, d’autant plus que la part du travail à distance ne cesse d’augmenter. Qu’il s’agisse d’une nuitée dans un hôtel local ou d’un voyage dans un autre pays : le bien-être de vos employés doit toujours passer en premier.

Il est donc important pour les entreprises de rédiger des directives détaillées, un code de conduite, ainsi que les meilleures pratiques et les processus de réservation, et de rendre les voyages d’affaires aussi simples que possible pour les employés. Examinons tout cela de plus près. Cela vous aidera à mieux comprendre l’importance du devoir de diligence et à identifier les meilleures pratiques.

Devoir de diligence : un petit aperçu

Nous avons tous déjà entendu ce terme, mais que signifie-t-il réellement ? En termes simples, ce terme décrit la responsabilité d’une entreprise envers ses employés lorsqu’ils sont absents du bureau. C’est le cas, par exemple, lorsqu’ils travaillent à domicile, sont en déplacement professionnel ou assistent à un événement extérieur.

Avec la popularité croissante du travail à distance et des millions de voyageurs d’affaires dans le monde, le sujet est plus que jamais d’actualité. Des directives de voyage détaillées sont nécessaires pour réguler les processus pendant le voyage et garantir que votre séjour se déroule le plus sereinement possible. C’est pourquoi, certaines entreprises optent pour la gestion des voyages d’affaires sur une seule plateforme afin d’assurer une meilleure organisation et limiter les risques liés aux voyages.

Permettre des voyages sans soucis

Dans les entreprises responsables, le bien-être des salariés passe avant tout. Pour les voyages d’affaires, cela est d’une importance particulière. L’accent mis sur le bien-être des employés crée la base d’un voyage sûr et réussi. De plus, le risque de poursuites judiciaires pour négligence est minimisé.

Cela devrait se concentrer sur le devoir de diligence. Vous devez aborder des questions telles que le comportement correct dans les chambres partagées, la comptabilité analytique ou les exigences relatives à la manipulation de marchandises lourdes.

En plus de définir des processus, les directives peuvent vous aider à réagir plus rapidement aux problèmes inattendus lors d’un voyage d’affaires.

Gérez vos déplacements professionnels en toute simplicité

Lorsqu’il s’agit de voyages d’affaires, il y a quelques domaines critiques que vous devriez considérer afin de remplir votre devoir de diligence :

• Processus de réservation : La plupart des petites et moyennes entreprises utilisent des plateformes spéciales de réservation d’hôtels. Cela peut vous faire gagner du temps et de l’argent, car la réservation peut être payée à l’avance et ne doit pas être prise en charge par l’employé lui-même.
• Besoins particuliers : De plus, une plateforme de réservation hôtelière vous permet de planifier facilement les arrivées à des heures inhabituelles. C’est notamment le cas dans les secteurs de la construction et de l’ingénierie. Les horaires de travail irréguliers sont la règle ici.
• Transport : Un autre point important est le transport sûr vers et depuis le lieu de travail, même tard dans la nuit. Ici, il vaut la peine de penser à un compte d’entreprise pour les courses en taxi et de proposer des billets de train réservés à l’avance. De cette façon, vous pouvez éviter les réclamations et les transferts ultérieurs.
• Dépenses et demandes : Il est de pratique courante d’offrir une indemnité de repas aux employés en voyage d’affaires et de payer les frais de transport. Les lignes directrices sur les voyages et les dépenses devraient réglementer les conditions par écrit. L’objectif devrait être de payer les hôtels à l’avance, car ceux-ci sont généralement très chers.
• Urgences : Tenez également compte des conséquences des retards de vol ou de train et des traitements d’urgence dans le cas où un employé tomberait malade ou se blesserait pendant le voyage d’affaires. Le bien-être personnel des employés est l’un des plus grands défis pour les entreprises. Une assurance maladie privée est fortement recommandée.